Cuando utilizamos nuestro vehículo personal para cumplir con una comisión de servicios, es importante conocer los pasos y requisitos necesarios para obtener el reconocimiento de los gastos de combustible. A continuación, te explicamos cómo proceder para asegurarte de que este gasto sea reconocido correctamente.
1. Presentación de la Nota Justificativa
El primer paso es presentar una nota dirigida a la Coordinación Provincial del Proyecto (CPP) justificando el motivo del uso del vehículo. En esta nota, se debe explicar por qué no se utilizaron otros medios de transporte y detallar el recorrido realizado. Si el uso del vehículo será frecuente, esta misma nota puede servir como respaldo para futuros reconocimientos.
2. Cálculo del Gasto de Combustible
El reconocimiento del gasto de combustible se calcula tomando como referencia el consumo de 1 litro por cada 10 kilómetros recorridos. Además:
- Se tomará el valor del combustible vigente en la jurisdicción al día de la comisión.
- Se dará prioridad al precio de la empresa YPF, según lo establece el Decreto Nacional 1189/12.
- Si los comprobantes presentados exceden el valor calculado según este criterio, solo se reconocerá el monto correspondiente al cálculo.
3. Documentación Obligatoria
Para el reconocimiento del gasto, es necesario adjuntar la siguiente documentación:
- Hoja de Ruta: Debe incluir la fecha y hora de partida y llegada, los destinos recorridos, los kilómetros de cada tramo y una certificación en cada destino firmada por una autoridad competente.
- Declaración Jurada (DDJJ): En caso de utilizar vehículo personal, se debe completar y firmar este documento (Anexo IV). Si otros consultores viajan en el mismo vehículo, ellos también deben firmar en el campo correspondiente al deslinde de responsabilidades.
- Comprobantes: Tickets de combustible, y en caso de haberlos, los tickets de peaje.
4. Reconocimiento de Gastos de Taxi o Remis
Si el traslado incluye trayectos en taxi o remis (como desde la terminal de ómnibus al hotel o lugar de trabajo), estos gastos también serán reconocidos. Para ello, es necesario presentar facturas tipo B, C o Ticket Fiscal que respalden el gasto.
5. Recomendaciones Finales
- Planificá tus gastos: Realizá un cálculo anticipado según los kilómetros a recorrer y el precio del combustible vigente.
- Conservá todos los comprobantes: Asegurate de guardar tickets de combustible, peajes y cualquier otro gasto relacionado al viaje.
- Certificación en cada destino: Es clave que en cada lugar visitado una autoridad competente firme la hoja de ruta como prueba del cumplimiento de la comisión.
Con esta información, podrás gestionar de manera eficiente el reconocimiento de los gastos de combustible asociados a tus viáticos y asegurarte de cumplir con los requisitos establecidos.